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La procedura di pubblicazione del documento avviene mediante l’integrazione tra un apposito applicativo di pubblicazione, il sistema di gestione documentale e un sito internet dedicato.
Tale procedura garantisce che il documento pubblicato sia lo stesso testo normativo promulgato e archiviato all’interno del sistema di gestione documentale, cui si aggiunge un’intestazione, una segnatura automatica in calce al documento e un’annotazione formale tra i metadati.
L’annotazione formale, cioè il metadato del documento proveniente dal sistema di gestione documentale, contiene l’indicazione dell’autore della pubblicazione ed è la firma elettronica che attesta l’operazione.
La certezza dell’autenticità degli atti e quindi dei dati è garantita dall’inserimento dei documenti in apposito archivio documentale digitale composto da una struttura archivistica accessibile dall’esterno solo attraverso specifiche policy di sicurezza. Inoltre, i sistemi di sicurezza forniti dal sistema di gestione documentale garantiscono la gestione dei profili di accesso, l’inalterabilità del documento e la conseguente immodificabilità del contenuto informativo di cui è portatore il documento stesso nonché il tracciamento degli accessi e delle modifiche tramite.
La garanzia di provenienza certa del documento pubblicato sul sito web dal sistema di gestione documentale è data da una segnatura automatica, prodotto della procedura di pubblicazione, che evidenzia il codice identificativo univoco riconducibile ad un unico documento contenuto nel sistema di gestione documentale. Per il riconoscimento immediato di ogni eventuale alterazione del file, il sistema opera un salvataggio dell’impronta, che costituisce un riassunto univoco del file stesso.
L’autenticità e l’integrità sono assicurate dal sistema documentale tramite le firme elettroniche ed i dati a corredo del documento, i quali consentono l’identificazione univoca e certa del documento stesso e di tutte le informazioni concernenti la sua produzione, formazione e gestione. Di particolare importanza sono tutte le informazioni che tracciano le responsabilità nel tempo (ininterrotta custodia).